Claude als sales-assistent: van lead tot opvolging

Of je nu als zaakvoerder zelf verkoopt of een salesteam over verschillende regio's aanstuurt: dat werk rond het gesprek kan Claude stap voor stap overnemen.

Van lead tot voorstelClaude doet het werk rond het gesprek, jij voert het gesprek en beslist.

ClaudeJij

Wie schrijf je aan? Onderzoekt web, KBO en CRM Kiest de doelgroep

Eerste contact Schrijft een persoonlijk bericht Keurt goed

Opvolgen Zegt wie je belt of mailt Belt of mailt

Het gesprek Maakt het verslag Voert het gesprek

Voorstel Maakt de offerte Beslist en verstuurt

Voor het eerste contact

Het begint bij de doelgroep: sector, regio en grootte. Daarbinnen zoekt Claude bedrijven en de juiste contactpersoon, in de databank van de campagnetool, op LinkedIn of bij de bedrijven die je website bezochten. Elke lead die door de controle komt, zet Claude in één beweging proper in het CRM én in de juiste campagne. Niemand moet nog lijsten exporteren en importeren.

De meeste schade in sales gebeurt voor er iets verstuurd is: een bestaande klant die je aanschrijft alsof hij je niet kent, of twee collega's die hetzelfde bedrijf benaderen. Daarom kijkt Claude elke lead eerst na:

• Is het al een klant? Claude kijkt in de boekhouding en het CRM.
• Loopt er al een deal? Dan gaat het bedrijf niet in een campagne, maar krijgt de eigenaar van die deal een seintje.
• Werd iemand van dit bedrijf al benaderd? Op bedrijfsniveau, niet per persoon.
• Is het de moeite? Uit de jaarrekening in de KBO schat Claude het potentieel in: hoog, midden of laag. De beste kandidaten staan bovenaan.
• In welke taal? Claude kijkt naar de gemeente, het LinkedIn-profiel en de taal waarin de persoon zelf schrijft.

Daarna zoekt Claude op het web wat het bedrijf doet en voor wie, en schrijft daarop een persoonlijke zin voor het eerste bericht. Bedrijf en contactpersoon komen meteen in het CRM, met die analyse en de campagne waarin ze zitten. Zo weet iedereen wie al benaderd is.

Het eerste deel van die persoonlijke zin komt uit de analyse, het tweede is een voorzichtige inschatting. Claude schrijft nooit "ik zag dat jullie veel tijd verliezen", want dat weet hij niet, en hij gebruikt geen cijfers die hij niet kan nagaan. Die regels schreven we op na onze eigen campagnes, omdat een AI anders vlot iets verzint dat net verkeerd is.

Een algemene zin kost je niets.
Een zin die niet klopt, kost je de klant.

In de stijl van elke verkoper

Een bericht vertrekt vanuit het profiel of de mailbox van een verkoper, dus het moet ook klinken als die verkoper. Daarom leest Claude, met zijn akkoord, de mails die hij het voorbije jaar verstuurde, en maakt daaruit een persoonlijke schrijfstijl: hoe hij begint en afsluit, of hij je of u zegt, welke woorden hij gebruikt en welke nooit. Wie daarna de verkoper aan de lijn heeft, merkt geen verschil.

De campagne: de tool verstuurt, Claude schrijft

Het versturen doet een campagnetool zoals Lemlist, die we zelf gebruiken en bij klanten opzetten. Die verstuurt gespreid, wacht tussen de stappen en stopt zodra iemand antwoordt. Via de koppeling met Claude worden campagnes klaargezet, leads toegevoegd en reacties gelezen. Een typische LinkedIn-campagne:

1. Een connectieverzoek, zonder notitie, vanuit het profiel van de verkoper zelf.
2. Wachten tot het verzoek aanvaard is, maximaal drie weken.
3. Een dag later één bericht, met de persoonlijke zin en één vrijblijvende vraag.

Geen reeks opdringerige opvolgberichten en geen prijs in het eerste bericht. Claude zet alles klaar, maar starten doet een mens, na een blik op de voorvertoning. Een connectieverzoek haal je niet terug.

Voorbeeld: een salesteam over verschillende regio's

Bij een groothandel met een salesteam, die levert aan bedrijven en horeca, zetten we dat nu op: elke verkoper met een eigen campagne via zijn eigen LinkedIn. De belangrijkste afspraak is "één bedrijf, één verkoper". Lemlist houdt dubbels enkel per persoon tegen, dus twee contactpersonen van hetzelfde bedrijf kunnen bij twee verkopers belanden. Daarom krijgt elke verkoper de bedrijven uit zijn regio, op basis van het adres van het bedrijf, en kijkt Claude na of een bedrijf al ergens anders zit. In een tweede stap komen ook de websitebezoekers mee: bedrijven die de site bezochten, belanden vanzelf in de campagne van de juiste regio.

Wie bel je vandaag?

Voor de verkopers zelf verandert er vooral één ding: ze moeten geen dashboard meer openen. Ze stellen hun vraag gewoon aan Claude.

Wie heeft deze week gereageerd op mijn campagne, en wie bel ik vandaag het best?

Lemlist en CRM doorzocht

Deze week reageerden vier mensen. Drie zou ik vandaag bellen:

1. Sarah, Brasserie Het Anker. Antwoordde gisteren "stuur gerust wat info". Ze openen in januari een tweede zaak.
2. Koen, Bouwbedrijf Lens. Aanvaardde je verzoek en antwoordde nog niet, maar hij bezocht vanmorgen jullie website.
3. Ilse, Kantoren Verhulst. Vroeg om na de feestdagen terug te bellen. Ik zette een taak op 6 januari.

De vierde, Tom van Garage Peeters, antwoordde dat ze tevreden zijn met hun huidige leverancier. Ik heb hem uit de campagne gehaald.

Het kan ook zonder te vragen. Bij Sevendays krijg ik drie keer per dag zo'n overzicht in Slack, over mail, WhatsApp, LinkedIn, agenda en CRM heen: wie ik nog moet bellen of mailen, welke offerte al een week openstaat, en voor wie er al een conceptmail klaarstaat.

Statusupdate12:30

Wacht op jou

• Installatiebedrijf Wouters vraagt per mail een prijs voor een koppeling met hun planning (sinds gisteren)
• Vraag van een klant over de planning van volgende week, in WhatsApp

Vandaag nog bellen

• Noordster Techniek, de operationeel directeur reageerde gisteren op LinkedIn

Klaar in je concepten

• Opvolgmail naar Transport Maes, voorstel staat al tien dagen open
• Mail naar Installatiebedrijf Wouters: je belt morgen terug

Na het gesprek

Elk gesprek wordt opgenomen en samengevat: online via de meeting zelf, op locatie met een Plaud. Het verslag komt meteen in het bedrijfsbrein. Hoe dat werkt, lees je in Het verslag dat er anders nooit kwam, en welke Plaud je kiest, in onze kennisbank. Met dat verslag gaat Claude verder.

Eén zin, een propere opportuniteit

Komt een lead uit een campagne, dan staan het bedrijf en de contactpersoon al in het CRM. Na het gesprek volstaat één zin: "Ik had een gesprek met Sarah van Brasserie Het Anker, zet er een opportuniteit op." Claude hangt de deal dan aan wat er al staat, en maakt enkel aan wat nog ontbreekt.

Komt de kans van elders, via een telefoontje of een introductie, dan zet Claude de hele keten op, en kijkt hij eerst wat er al bestaat:

• Het bedrijf. Claude zoekt op website en op naam. Bestaat het al, dan vult hij aan wat ontbreekt: btw-nummer, adres, activiteit en de jaarrekening uit de KBO, met een inschatting van het potentieel.
• De contactpersoon. Claude zoekt op e-mailadres en let op naamgenoten bij andere bedrijven. Het LinkedIn-profiel komt erbij, en Claude stelt een connectieverzoek voor.
• De deal. Loopt er al een deal op dit bedrijf, dan werkt Claude die bij. Anders maakt hij een nieuwe, met een verkoper als eigenaar en een eerste opvolgtaak.

Pas na akkoord van de verkoper komt het in het CRM. Daarna maakt Claude een raming op basis van eerdere offertes, zet hij het voorstel klaar en zoekt hij een moment voor de volgende afspraak. Waarom een voorstel als webpagina beter werkt dan een pdf, lees je in ons artikel over offertes die meer deals closen.

Alles komt in hetzelfde CRM terecht. Hoe je dat eerst grondig opkuist, lees je in CRM opkuisen met Claude.

Eén bedrijfsbrein onder je hele sales

Een sales-assistent is maar zo goed als wat hij weet. Een losse ChatGPT weet niets over je klant of over wat je hem vorig jaar voorstelde. Daarom hangt Claude aan een bedrijfsbrein: alle mails, meetings, telefoongesprekken, offertes en projecten op één plek, plus het CRM, de agenda en de campagnetool.

Wat Claude weet

MailsElke mail met deze klant

Meetings en telefoongesprekkenVerslag en transcript

CRMBedrijven, contacten, deals, taken

BoekhoudingWie al klant is

KBOAdres, activiteit, jaarrekening

Het webWat het bedrijf doet, recent nieuws

Claude met jullie vaste werkwijzen

Eén bedrijf, één verkoper Schrijft in de stijl van elke verkoper Verzint geen feiten Niets vertrekt zonder akkoord

Waar Claude werkt

CampagnetoolNieuwe leads in de juiste campagne, bv. Lemlist, Apollo of Instantly

LinkedInConnectieverzoeken en berichten, vanuit het profiel van de verkoper

MailAltijd als concept

AgendaUitnodiging klaargezet

CRMNieuwe leads, deal, notitie, opvolgtaak

De vaste werkwijzen heten bij Claude skills: beschrijvingen van hoe een taak in jouw bedrijf gebeurt, met de regels erbij. Zo doet Claude het elke keer op dezelfde manier, voor elke verkoper. Hoe dat bij Sevendays werkt, lees je in Vijf AI-collega's die dag en nacht meewerken.

Waar begin je?

Begin met één team of één regio, één doelgroep en één campagne. Zorg eerst dat je CRM klopt, zodat je weet wie al klant is. Koppel daarna Claude aan je CRM en je campagnetool, en schrijf je eigen regels op: wat er wel en niet in een eerste bericht mag, en wie welk bedrijf opvolgt.

Twee praktische tips. De beheerder van je Claude-abonnement voegt de koppeling met de campagnetool één keer toe, daarna zet elke gebruiker ze aan met zijn eigen account. En koppel je een LinkedIn-profiel aan een campagnetool, dan kan LinkedIn een identiteitscontrole vragen die het profiel tot vijf dagen beperkt. Doe dat dus niet de dag voor je campagne start.

Leg ook vast wat Claude niet mag. Bij Sevendays kan Claude zelf geen mail versturen, enkel concepten klaarzetten. Werk je met gegevens van klanten en potentiële klanten, lees dan ook wat de wet zegt over AI die je mails leest.

Loopt het de eerste weken goed, breid dan uit naar meer verkopers, websitebezoekers en het werk na het gesprek. Twijfel je waar het bij jou het meest oplevert, stel dan gerust je vraag hieronder.