Privacybeleid

1. Algemeen

Sevendays verwerkt persoonsgegevens via deze website (sevendays.be) en via de diensten die we leveren. Sevendays is gevestigd op Regine Beerplein 1 E206, 2018 Antwerpen (België) en geregistreerd onder ondernemingsnummer BE 0650.950.469.

We respecteren de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de Belgische privacywetgeving. Dit beleid wordt regelmatig bijgewerkt. Wijzigingen worden via deze pagina gecommuniceerd.

2. Welke gegevens verwerken we

Afhankelijk van hoe je met ons in contact komt, verwerken we onder andere:

• Technische identificatie: IP-adres, browsertype, taal, bezochte pagina's, tijdstempel
• Contactgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, functietitel
• Communicatie-inhoud: berichten die je ons stuurt via formulieren, e-mail of meetings
• Opnames van gesprekken: je stem, de uitgeschreven tekst en de samenvatting van telefoongesprekken, videogesprekken en overleg dat we met jouw medeweten opnemen (zie punt 11)
• Sollicitatiegegevens: CV, motivatiebrief, beschikbaarheid (alleen als je solliciteert)
• Cookies en vergelijkbare technologieën: zie ons cookiebeleid

3. Waarom verwerken we ze

We verwerken je gegevens voor de volgende doeleinden:

• Beantwoorden van contactaanvragen en offerteaanvragen (uitvoering van een overeenkomst of jouw toestemming)
• Inplannen en voorbereiden van meetings (uitvoering van een overeenkomst)
• Versturen van projectupdates, facturen en administratieve communicatie (uitvoering van een overeenkomst)
• Verbeteren van onze website en statistische analyse (jouw toestemming, via cookies)
• Versturen van nieuwsbrieven of relevante updates (jouw toestemming of gerechtvaardigd belang bij bestaande klanten)
• Behandelen van sollicitaties en opbouwen van een talentpool (jouw toestemming)
• Voldoen aan wettelijke verplichtingen (boekhouding, fiscale verplichtingen)

4. Delen we je gegevens

We verkopen je gegevens nooit. We delen ze enkel met externe partners die ze nodig hebben om onze dienst uit te voeren, zoals:

• HubSpot (CRM, contactbeheer, meetings)
• Google (Google Tag Manager, Google Analytics, voor sitestatistieken)
• Microsoft / Google Workspace (e-mail en agenda)
• Onze boekhouder (factuurverwerking)
• Netlify / cloud-hostingproviders (hosting van deze website)
• ElevenLabs (spraakherkenning en stem van de spraakdemo, zie punt 10, en het uitschrijven van opgenomen gesprekken, zie punt 11)
• Plaud (opname van gesprekken en overleg)
• Telsmart (telefonie en opname van telefoongesprekken)
• OpenAI (samenvatten en verwerken van communicatie met AI)
• Anthropic (verwerken van mails en berichten met AI, en AI-ondersteuning bij softwareontwikkeling)

Met elk van deze verwerkers hebben we een verwerkersovereenkomst die je gegevens beschermt. Geanonimiseerde of geaggregeerde data kunnen we wel gebruiken om onze diensten te verbeteren of intern te rapporteren.

5. Waar worden je gegevens verwerkt

Voorkeur gaat naar verwerking binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Wanneer een verwerker buiten de EER opereert (bv. bij Amerikaanse cloud-diensten), zorgen we dat er passende waarborgen zijn, zoals de Standard Contractual Clauses van de Europese Commissie.

6. Hoe beveiligen we je gegevens

We nemen redelijke technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang, misbruik of openbaarmaking:

• Encryptie van data in transit (HTTPS) en at rest waar mogelijk
• Toegang op need-to-know basis voor onze medewerkers
• Sterke wachtwoorden en twee-factor authenticatie op alle interne systemen
• Regelmatige back-ups en monitoring

Volledige beveiliging garanderen kan niemand. Mocht er ooit een datalek zijn met risico voor jouw rechten en vrijheden, melden we dat binnen 72 uur aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en, indien nodig, aan jou.

7. Hoelang bewaren we je gegevens

• Klantenadministratie: zolang we een samenwerking hebben, plus 7 jaar (wettelijke fiscale bewaartermijn)
• Contactaanvragen: tot 2 jaar na het laatste contact
• Sollicitaties: tot 28 dagen na afronding van de procedure, verlengbaar tot 1 jaar met jouw toestemming
• Nieuwsbrief: tot je je uitschrijft
• Sitestatistieken: volgens de bewaartermijn van Google Analytics (max. 14 maanden) en GTM
• Opnames van gesprekken: zie punt 11

8. Jouw rechten

Onder de GDPR heb je de volgende rechten:

1. Recht op inzage: opvragen welke gegevens we van jou verwerken
2. Recht op correctie: onjuiste gegevens laten verbeteren, gratis
3. Recht op verwijdering: verwijdering vragen, behoudens wettelijke bewaarverplichtingen
4. Recht op beperking: de verwerking laten beperken in bepaalde situaties
5. Recht op bezwaar: bezwaar maken tegen verwerking, kosteloos voor direct marketing
6. Recht op overdraagbaarheid: je gegevens in een gangbaar formaat opvragen
7. Recht om toestemming in te trekken: wanneer verwerking op toestemming berust

Een verzoek indienen? Stuur ons een mail naar info@sevendays.be. Twijfelen we aan wie de vraag stelt, dan kunnen we je vragen om je identiteit te bevestigen. We antwoorden binnen één maand.

9. Klachten

Heb je een klacht over hoe we met je gegevens omgaan? Laat het ons eerst weten via info@sevendays.be, dan zoeken we samen een oplossing. Word je niet geholpen, dan kan je terecht bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, België).

10. De spraakdemo op onze blog

Op sommige pagina's kan je een gesprek voeren met onze digitale telefoonassistent. Het gesprek start pas als je zelf op de knop drukt en je browser toegang geeft tot je microfoon.

• Wat we verwerken: je stem en de uitgeschreven tekst van het gesprek. Om misbruik te beperken, tellen we ook hoeveel gesprekken er per dag gestart worden. Je IP-adres bewaren we daarvoor enkel versleuteld (gehasht), nooit leesbaar.
• Wie het verwerkt: ElevenLabs levert de spraakherkenning en de stem van de assistent. Het gesprek wordt verwerkt op hun servers in de Verenigde Staten, met de waarborgen uit punt 5.
• Waarvoor: de demo laten werken en verbeteren. We koppelen het gesprek niet aan je naam of je contactgegevens, tenzij je die zelf noemt.
• Hoelang: maximaal 30 dagen, daarna wordt het gesprek automatisch verwijderd.

Deel tijdens het gesprek daarom geen gevoelige gegevens.

11. Opnames van gesprekken en verwerking met AI

We nemen gesprekken met klanten en potentiële klanten op en laten ze uitschrijven, zodat we een correct verslag hebben en niets van wat we afspreken verloren gaat. Dat gaat om telefoongesprekken, videogesprekken en overleg ter plaatse.

• Je weet het vooraf. Bij een telefoongesprek hoor je bij het begin dat het gesprek opgenomen wordt. Bij een videogesprek of een overleg zeggen we het bij de start. Met vaste contactpersonen spreken we het één keer af, per persoon.
• Je kan weigeren. Wil je niet opgenomen worden, zeg het dan. We nemen het gesprek dan niet op, en dat heeft geen gevolgen voor onze samenwerking. Je kan je instemming ook later intrekken via info@sevendays.be.
• Wat we verwerken: je stem, de uitgeschreven tekst van het gesprek en een samenvatting met de afspraken en actiepunten.
• Waarvoor: een correct verslag maken, afspraken opvolgen en taken voor ons team klaarzetten. We gebruiken de opnames niet voor reclame en verkopen ze niet.
• Op welke grond: jouw toestemming. Voor onze eigen medewerkers, die ook opgenomen worden, steunen we op ons gerechtvaardigd belang bij een goede opvolging van klanten.
• Wie het verwerkt: Plaud en Telsmart voor de opname, ElevenLabs voor het uitschrijven, en OpenAI voor de samenvatting en de verdere verwerking. Een deel van die verwerking gebeurt in de Verenigde Staten, met de waarborgen uit punt 5.
• Geen training. We gebruiken deze diensten onder zakelijke voorwaarden. Bij OpenAI en Anthropic is contractueel uitgesloten dat je gesprekken en berichten gebruikt worden om AI-modellen te trainen.
• Wie eraan kan: enkel de medewerkers van Sevendays die bij jouw project of aanvraag betrokken zijn.

Hoelang we ze bewaren:

• De geluidsopname: maximaal 30 dagen, daarna wordt ze automatisch gewist.
• De uitgeschreven tekst: maximaal 2 jaar na het gesprek.
• De samenvatting en de afspraken: zolang we samenwerken, en tot 2 jaar na het laatste contact.
• Gesprekken die niet bij een klant, project of aanvraag horen: opname en tekst worden binnen 30 dagen gewist.

Voor mails en berichten die je ons stuurt, gebruiken we AI op dezelfde manier: om ze samen te vatten, bij het juiste project te plaatsen, een antwoord voor te bereiden en taken voor ons team klaar te zetten. Daarvoor gebruiken we de diensten van OpenAI en Anthropic, onder dezelfde voorwaarden als hierboven. Een medewerker beslist altijd zelf wat er daarna gebeurt. We nemen geen beslissingen over jou die enkel door een computer genomen zijn.