Iedereen die met een CRM werkt, kent het. Iemand typt een mobiel nummer in het veld voor het vaste nummer. Een vast nummer staat bij de ene als "03 123 45 67", bij de andere als "+32 (0)3.123.45.67". Een klant mailt vanaf twee adressen en staat er dus twee keer in. En hier en daar heet een contact gewoon naar zijn e-mailadres.
Op zich een klein ongemak. Tot je vanuit je CRM wil bellen, een lijst wil opbouwen voor een event of een campagne wil opzetten. Dan verlies je met die wanorde echt tijd.
info@bedrijf.be
Wat vonden we in ons eigen CRM?
De aanleiding was heel praktisch. We organiseren een AI-workshop en stelden een lijst op van mensen die we wilden uitnodigen en bellen. Net daar botsten we op de vervuiling: nummers in het verkeerde veld, contacten zonder nummer, dezelfde persoon twee keer. Dus namen we ons eigen CRM, HubSpot, meteen volledig onder handen.
We keken duizenden contacten na. Dit kwam naar boven:
Vast nummer: 0470 12 34 5603 123 45 67 · +32 (0)3.123.45.67Mobiel nummer: een onzichtbare regelovergangjan@bedrijf.be en info@bedrijf.beNaam: info, jan.peetersHoe pak je zo'n opkuis aan?
Claude heeft bij ons toegang tot ons CRM (HubSpot), onze mailbox en onze belgeschiedenis. De rest gaat in gewone taal. Geen script dat iemand eerst moet schrijven, wel duidelijke afspraken.
Wij werken met Claude, maar dezelfde aanpak kan ook met ChatGPT, Microsoft Copilot of Gemini, zolang die veilig aan je CRM en mailbox gekoppeld zijn.
- Eerst kijken, niets aanpassen. Claude leest alle contacten en toont per soort probleem wat er zou veranderen, met voorbeelden.
- Regels in gewone taal. Een Belgisch mobiel nummer begint met 04, een Nederlands met 06. Mobiele nummers in het ene veld, vaste nummers in het andere. Altijd met landcode, zonder spaties.
- Twijfel gaat naar een mens. Onleesbare nummers en contacten met twee verschillende mobiele nummers blijven liggen, want daar kan je niet zomaar voor iemand beslissen.
- Pas na akkoord doorvoeren. Daarna telt Claude alles opnieuw na, zodat je zeker weet dat alles verwerkt is.
Het resultaat bij ons: bijna tweeduizend contacten bijgewerkt en nul open punten. Het aantal ingevulde velden voor een mobiel nummer steeg met meer dan de helft, gewoon omdat de nummers eindelijk in het juiste veld staan.
En de nummers die nergens stonden?
Voor recente contacten zonder nummer ging Claude verder zoeken, op twee plaatsen: de handtekeningen in hun mails en de telefoongesprekken die we zelf voerden. Een nummer dat we effectief gebeld hebben, is de sterkste bron die er bestaat.
Belangrijk daarbij: enkel de handtekening van de afzender telt, niet de nummers die ergens anders in de mail staan.
- Tientallen contacten kregen een nummer uit een handtekening of een gesprek.
- Heel wat namen werden rechtgezet: de echte naam uit de handtekening in plaats van een stukje van het e-mailadres.
- Personen die dubbel in het CRM stonden, werden samengevoegd. Beide e-mailadressen bleven bewaard in één contact.
Dweilen met de kraan open?
Een eenmalige opkuis is fijn, maar als je verder niets verandert, sluipt dezelfde vervuiling er gewoon terug in. Daarom draaiden we meteen ook de kraan dicht. Veel van ons CRM-werk loopt intussen via Claude, zoals een nieuwe opportuniteit opzetten of een bezoeker van een netwerkevent toevoegen. Al die processen gebruiken nu dezelfde controles en dezelfde opkuis:
- Eén afspraak, op één plek. Wat een mobiel en wat een vast nummer is, en hoe je het noteert, staat op één plaats. Elk proces dat via Claude loopt, gebruikt diezelfde afspraak.
- Een controle aan de poort. Alles wat Claude in het CRM zet, wordt eerst nagekeken. Ook een vergeten of nieuw proces kan zo geen mobiel nummer in het verkeerde veld zetten.
- Opkuisen terwijl je werkt. Pas je via Claude een bestaand contact aan, bijvoorbeeld bij een nieuwe opportuniteit, dan worden de nummers die er al staan meteen mee nagekeken.
Wat iemand zelf rechtstreeks in het CRM typt, valt daar niet onder. Maar alles wat via Claude loopt, gaat door dezelfde opkuis, zonder dat iemand eraan moet denken.
Vroeger stak je hier uren in
Contacten opkuisen was lang handwerk: contact per contact nakijken, dubbels opsporen en gegevens uit mailhandtekeningen overtypen. Wie daar geen uren in wilde steken, kocht er een aparte tool voor. Wij deden het met een paar prompts, binnen ons Claude-abonnement.
Waar let je op?
- Altijd eerst een test. Laat tonen wat er zou veranderen, voor je iets aanpast.
- Een mens beslist bij twijfel. AI is snel, maar een onduidelijk nummer blijft beter leeg dan fout.
- Samenvoegen is niet terug te draaien. Kies bewust welk contact het hoofdcontact wordt en welk e-mailadres voorop staat.
- Werk met een zakelijke, afgeschermde opzet. Je CRM en je mailbox zijn gevoelige data. Lees ook waarom niet iedereen alles hoeft te zien.
Eén keer vastgelegd, voor elke taak
De opkuis zelf was het makkelijke deel. De grootste winst zit in wat blijft: hoe een telefoonnummer eruitziet, waar een mobiel en een vast nummer horen en wat we doen bij twijfel, ligt nu één keer vast. Elke taak die via Claude CRM-gegevens of telefoonnummers verwerkt, volgt die afspraken vanzelf, ook taken die we pas later toevoegen.
Dat levert AI op die gekoppeld is aan je eigen systemen: geen eenmalige opkuis, maar een proces dat geborgd is. Wil je weten hoe proper jouw CRM eigenlijk is, dan kijken we daar graag samen naar.
