Vijf digitale collega's: de analist, de projectleider, het secretariaat, de verkoper en de boekhouder. Per collega wat die vanzelf doet, dag en nacht, en waarmee die helpt als ik hem nodig heb. Daaronder één gedeeld geheugen, en de regel dat ze het mij vragen als ze twijfelen.
Mijn AI-collega's op een rij. Oranje gebeurt vanzelf, blauw doen ze als ik ze nodig heb.

Het is een team dat je nergens op kantoor ziet zitten: vijf AI-collega's met elk hun eigen taken. Een deel van hun werk doen ze vanzelf, terwijl ik slaap, in een meeting zit of met iets anders bezig ben. Met de rest helpen ze zodra ik ze nodig heb.

Sommigen noemen zo'n opzet een AI OS of een Claude OS: een besturingssysteem voor je bedrijf. Zoals Windows de laag is tussen jou en je computer, zo zit dit tussen jou en je bedrijf. Je vraagt iets in gewone taal, en eronder zoekt, koppelt en verwerkt het systeem de rest. Het is geen pakket dat je koopt, en ook geen kant-en-klare software waar je je werking naar moet plooien. Je bouwt het rond AI op zoals jouw bedrijf werkt en zoals jouw klanten het willen: wat het over je bedrijf weet, welke systemen het kan gebruiken, wat het kan doen en wat vanzelf gebeurt.

Ik bouw het mijne stap voor stap op. Vandaag telt het 35 vaardigheden, een gedeeld geheugen en een handvol taken die elke nacht, elke ochtend of elke minuut draaien. Een technisch schema daarvan zegt de meeste mensen weinig. Daarom stel ik je liever voor aan het team.

Wat heeft zo'n team nodig?

Een AI-team werkt maar zo goed als wat je het meegeeft. Er zijn vier bouwstenen, en ze bouwen op elkaar voort, in deze volgorde:

  • Context: wat het al weet. Wie we zijn, hoe we schrijven, welke klanten en projecten we hebben, welke afspraken we volgen. Zonder context antwoordt Claude als een vreemde die je net ontmoet.
  • Koppelingen: welke systemen het kan gebruiken. Mail, agenda, projecten, tijdregistratie, boekhouding. Zonder koppelingen blijf je kopiëren en plakken.
  • Vaardigheden: wat het kan. Vaste werkwijzen die je één keer uitschrijft, zodat Claude ze elke keer op dezelfde manier uitvoert. Een offerte opmaken, een afspraak inplannen, de maandfacturen voorbereiden.
  • Ritme: wat vanzelf gebeurt. Taken die op een vast moment draaien, ook als je laptop dicht is.

Voor een bedrijf voeg ik er twee aan toe: een geheugen dat het hele team deelt, en afspraken die afgedwongen worden, zodat er niets misloopt. Daarover verderop meer.

Maak kennis met het team

Mijn 35 vaardigheden passen vanzelf in een paar rollen. Elke collega doet een deel vanzelf, en helpt met de rest als ik hem nodig heb. De voorbeelden komen uit onze eigen systemen, maar het principe werkt evengoed met andere pakketten.

De analist

Elke week volgt hij onze concurrenten op: welke artikels ze publiceren en hoe hun boodschap op hun website verandert.
Als ik hem nodig heb maakt hij onze rapporten: welke verkoopactiviteit er was over een gekozen periode, welke uren nog niet gefactureerd zijn, en per project de nacalculatie. Hoeveel uren zaten erin tegenover het budget uit de offerte?

De projectleider

24/7 verwerkt hij alles wat binnenkomt. Elke mail, elk verslag van een meeting en elk telefoongesprek wordt gekoppeld aan de juiste klant en het juiste project, opgesplitst in onderwerpen en omgezet in een voorstel voor een taak. Drie keer per dag brengt hij de hele ploeg op de hoogte van de stand per project, mezelf inbegrepen.
Als ik hem nodig heb zegt hij hoe het met een project staat of wat er met een klant is afgesproken. Hij zoekt het op in mails, verslagen van meetings en telefoongesprekken tegelijk, zodat ik niet hoef te weten waar het stond. Hij zet ook nieuwe projecten op, van projectplanning tot tijdregistratie, en vraagt klanten feedback over openstaande punten in één duidelijke mail.

Het secretariaat

Als ik het nodig heb plant het mijn dag uit mijn agenda en mijn takenlijst, zegt het welke klant ik nog moet verwittigen en zet het afspraken klaar met de juiste titel, locatie en reistijd. Klantmails schrijft het in onze toon, als concept dat ik zelf verstuur.

Het secretariaat werkt enkel op vraag. Niet elke collega hoeft permanent te werken. Dat is net het punt: je kiest per taak wat vanzelf mag gebeuren en waar je zelf het startschot geeft.

De verkoper

Elke ochtend volgt hij de lopende verkoopkansen op: heeft elke kans een volgende stap, en ontbreekt er nergens iets? Hij stelt voor wat er moet gebeuren, maar past zelf niets aan.
Als ik hem nodig heb zet hij na een eerste gesprek in één keer een nieuwe kans op, van bedrijf en contactpersoon tot de eerste opvolgtaak. Hij maakt ook onze offertes. En voor een campagne onderzoekt hij elke prospect: wat het bedrijf doet, wat er recent in het nieuws kwam, en daarop schrijft hij een persoonlijke eerste mail en een LinkedIn-bericht, in de taal van die klant.

De boekhouder

Elke middag stuurt hij de aankoopfacturen die niet via Peppol binnenkomen door naar de boekhouding.
Als ik hem nodig heb maakt hij de facturen op uit de geregistreerde uren, en kijkt hij bij projecten met een vaste prijs na of er geen deelfactuur vergeten is. Voor de btw-aangifte controleert hij per kwartaal of er bij elke betaling een factuur hoort, of de verkoopfacturen en creditnota's kloppen, en of lonen, RSZ en bedrijfsvoorheffing betaald zijn. Wat ontbreekt, zoekt hij op in al onze mailboxen. Pas als alles sluit, gaat de aangifte naar onze boekhouder van vlees en bloed. En elke maand zet hij het loonoverzicht klaar voor het sociaal secretariaat, met verlof, ziekte en thuiswerk per collega.

Achter die vijf staan nog twee collega's. Een marketeer schrijft onze blogartikels en websiteteksten in onze toon, in het Nederlands en het Engels, en publiceert ze met alles erop en eraan. Dit artikel is er een van: hij schreef het eerste ontwerp, ik schaafde het bij. Hoe dat werkt, lees je in je website beheren met AI. En een netwerker bereidt elke week onze netwerkmeeting voor.

Eén geheugen voor het hele team

Wat van losse hulpjes een team maakt, is dat ze uit dezelfde bron werken. Elke mail, elk verslag van een meeting, elk telefoongesprek, elke taak en elk projectdocument komt in één gedeeld geheugen terecht. Doorzoekbaar, gekoppeld aan de juiste klant en het juiste project.

Dat verandert meer dan je zou denken. Een collega die wil weten wat er met een klant is afgesproken, hoeft het mij niet meer te vragen. Hij vraagt het aan het systeem, en dat weet het vaak beter dan ik, want het vergeet niets en het zegt waar het stond. Hoe we zo'n gesprek automatisch in dat geheugen krijgen, lees je in het verslag dat er anders nooit kwam.

Twijfel? Dan vraagt het mij

Een team dat zelfstandig werkt, heeft duidelijke afspraken nodig. In mijn systeem zijn er een paar waar we nooit van afwijken:

Persoonlijk of voor je hele bedrijf?

Veel voorbeelden die je online vindt, zijn persoonlijk. Iemand bouwt een AI-assistent voor zichzelf, geeft die alle rechten en laat hem zijn gang gaan. Dat is een goed begin, maar een bedrijf vraagt meer:

Welke gegevens een AI-collega mag zien en welke niet, lees je in niet iedereen hoeft alles te zien.

Daarom spreek ik ook over collega's, en niet over een assistent. Ze werken niet alleen voor mij, maar voor iedereen bij Sevendays. Wie een klant opvolgt, een project start of een offerte maakt, rekent op dezelfde AI-collega's en hetzelfde geheugen.

Het team van Sevendays samen aan tafel tijdens een lunch op een zonnig terras.
Het menselijke team van Sevendays. De AI-collega's werken niet in hun plaats, ze versterken ieder van hen.

Dat verschil tussen AI voor jezelf en AI voor je bedrijf beschreef ik eerder in Claude voor jezelf, of voor je hele bedrijf. Dit artikel is daar de praktijk van.

Zit je dan vast aan Claude?

Nee. Onze AI-collega's draaien vandaag op Claude, maar het meeste wat ze weten en kunnen, hoort niet bij Claude. Het hoort bij jou.

Dat is geen theorie. In ons systeem werken nu al modellen van vijf verschillende aanbieders naast elkaar, elk voor waar het het best in is: teksten schrijven, opzoekwerk doen of gesprekken uitschrijven.

Niet alles verhuist één op één, maar wat telt blijft van jou: je werkwijzen, je afspraken en je gegevens. Het model eronder is vervangbaar, en zo hoort het ook.

Hoe begin je eraan?

Niet met 35 vaardigheden. Mijn systeem is gegroeid, één taak per keer. Begin met één vraag: wat deed je deze week drie keer, wat voelde als kopiëren en plakken, of bij welke taak dacht je "dit wil ik echt niet nog eens op deze manier doen"? Dat is je eerste vaardigheid.

Hou je daarna aan de volgorde: eerst context, dan koppelingen, dan vaardigheden, en pas op het einde wat vanzelf mag draaien. Een taak die elke nacht loopt zonder dat Claude je bedrijf kent, geeft vooral werk om bij te sturen.

En reken op een kleine dip. De eerste weken ben je trager, omdat je dingen uitlegt die je vroeger gewoon zelf deed. Daarna draait het om: wat je één keer goed uitlegt, hoef je nooit meer uit te leggen.

Wil je weten welke collega's jouw team het eerst nodig heeft? Bij Sevendays bouwen we dit ook voor andere bedrijven, gekoppeld aan de systemen die je al gebruikt. Stel gerust je vraag hieronder.