Het knelpunt
Elk systeem waar mensen dag in dag uit gegevens in typen, vervuilt. Stilaan, en overal op een eigen manier:
- In je CRM: een mobiel nummer in het veld voor het vaste nummer, dezelfde persoon twee keer omdat hij vanaf twee adressen mailt, een contact dat naar zijn e-mailadres heet.
- In je ERP: een klant of leverancier die drie keer bestaat met een licht andere naam, ontbrekende btw-nummers, adressen in allerlei notaties.
- In je PIM: producten zonder afmetingen of gewicht, "stuk", "st." en "pce" door elkaar, beschrijvingen die half vertaald zijn, artikels in de verkeerde categorie.
Op zich telkens klein. Tot je een campagne wil opzetten, een correcte factuur wil sturen, je webshop of catalogus wil voeden of een rapport wil maken. Dan kost die wanorde echt tijd, en lopen fouten door tot bij je klanten. Manueel opkuisen doet niemand graag, en een aparte opkuistool per systeem betekent telkens een extra licentie.
Hoe het platform dit oplost
- Eerst kijken, niets aanpassen: AI leest je records en toont per soort probleem wat er zou veranderen, met concrete voorbeelden. Jij beslist of het klopt.
- Jouw regels, in gewone taal: in welk veld iets hoort, welke notatie of eenheid jullie gebruiken, wanneer twee records dezelfde klant of hetzelfde product zijn. Geen script dat iemand eerst moet schrijven, wel duidelijke afspraken.
- Ontbrekende gegevens uit je eigen bronnen: een nummer uit een mailhandtekening of je belgeschiedenis, een btw-nummer of adres uit een factuur, productspecificaties uit de datasheet of prijslijst van je leverancier.
- Dubbels samengevoegd: wat twee of drie keer bestaat, wordt één record. Wat uniek was aan elke versie, blijft bewaard.
- Twijfel gaat naar een mens: tegenstrijdige of onleesbare gegevens blijven liggen tot iemand beslist. Beter leeg dan fout.
En dan de kraan dichtdraaien
Een eenmalige opkuis is fijn, maar als je verder niets verandert, sluipt dezelfde vervuiling er gewoon terug in. Daarom leggen we de afspraken op één plek vast, en gebruikt elk proces dat in je systemen schrijft diezelfde afspraken: een nieuwe lead in je CRM, een nieuwe klant of leverancier in je ERP, een nieuw product dat in je PIM binnenkomt. Alles wordt nagekeken voor het in je systeem terechtkomt. En past een proces een bestaand record aan, dan kuist het de gegevens die er al staan meteen mee op.
Zo wordt datakwaliteit geen project dat je elk jaar opnieuw doet, maar iets dat vanzelf blijft kloppen. Zijn je systemen al met elkaar gekoppeld, zoals in een 360°-beeld van elke klant, dan gaan ook die koppelingen door dezelfde controle, en sijpelt een fout niet meer door van het ene systeem naar het andere.
Zo deden we het zelf
We pasten dit eerst toe op ons eigen CRM (HubSpot), toen we een uitnodigingslijst voor een AI-workshop opstelden en botsten op nummers in het verkeerde veld en dubbele contacten. Het resultaat: bijna tweeduizend contacten bijgewerkt, meer dan de helft meer ingevulde mobiele nummers omdat die eindelijk in het juiste veld staan, en tientallen contacten die een nummer of hun echte naam kregen uit een mailhandtekening of gesprek. Het volledige verhaal lees je in Je CRM opkuisen met Claude, en het daarna proper houden.
Dezelfde aanpak werkt voor klant- en leveranciersfiches in een ERP of productdata in een PIM. Enkel de afspraken en de bronnen verschillen.
Gebruikte systemen
- Het systeem dat je wil opkuisen: je CRM (bijvoorbeeld HubSpot of Teamleader), je ERP of boekhoudpakket (bijvoorbeeld Exact Online) of je PIM
- Je eigen bronnen om gegevens aan te vullen: mailbox, telefonie, facturen, leverancierscatalogi en datasheets
- Een AI-model zoals Claude, veilig gekoppeld aan die systemen (ChatGPT, Copilot of Gemini kan ook)
- Vastgelegde afspraken over datakwaliteit, die alles controleren wat in je systemen terechtkomt
Wat het oplevert
- Data waar je op kan bouwen: voor campagnes, facturatie, je webshop en rapporten
- Geen dubbels meer, zonder dat er gegevens verloren gaan
- Ontbrekende gegevens aangevuld uit je eigen bronnen, zonder externe databank
- Geen aparte opkuistool of licentie per systeem
- Nieuwe invoer die dezelfde afspraken volgt, zodat het proper blijft
Gerelateerde diensten
- Connect: de koppelingen tussen je CRM, ERP, PIM en andere systemen.
- AI: AI die veilig met je eigen bedrijfsdata werkt.