Web applicatie kopen of bouwen?

Wij bouwen meestal oplossingen op maat. Bij nieuwe klanten krijg ik dikwijls de vraag “zouden we niet beter voor een kant-en-klaar platform kiezen?”

Het antwoord op deze vraag is niet voor elke klant en situatie hetzelfde.

Vandaag de dag zijn er massa’s platformen op de markt die zinvol kunnen zijn voor vele bedrijven. Echter zijn die platformen niet altijd de oplossing voor de unieke problematiek waar sommige bedrijven mee te maken hebben.

Er zijn vele factoren die meespelen waardoor het onmogelijk is om één compact éénduidig antwoord te geven op de vraag “kopen of bouwen?”. Ik zal voordelen en nadelen opsommen en toelichten van beide keuzes, die je hopelijk kunnen helpen in het maken van de juiste keuze.

Ik geef nog even mee dat de term SaaS over het algemeen gebruikt wordt voor kant-en-klare platformen, de betekenis van de afkorting staat voor “Software as a Service” waarbij je een instapklare oplossing/applicatie krijgt voor een maandelijks of jaarlijks te betalen bedrag.

Start-ups, snel een oplossing hebben, ervaring opdoen

Een nieuw bedrijf of afdeling wil dikwijls snel van start kunnen gaan met hun platform. Dat is een heel goede instelling want de time-to-market is meestal belangrijker dan tijd investeren in een platform en een opstartende business tegen te houden.

Naast snel van start kunnen gaan weet je dikwijls nog niet wat je exact wil of nodig hebt. Ook is de activiteit dikwijls nieuw en kan je nog niet goed voorspellen waar de nadruk op moet liggen voor je bedrijf en je klanten.

CRM

Stel dat je nood hebt aan relatiebeheer en sales opvolging, dan zou je kunnen kiezen voor een SaaS CRM systeem (Hubspot, Salesforce, Microsoft Dynamics, Teamleader, Odoo, …). Je kan er meteen mee aan de slag en de best-practices van een solide CRM werking zitten reeds in het systeem ingebakken.

Als je er dan een tijdje mee aan het werken bent, met je eigen business en eigen klanten, dan pas ga je aanvoelen welke functies je handig vindt, je mist en welke overbodig zijn. Ook welke limitaties het systeem heeft en altijd zal blijven hebben. Dat is een ervaring die je niet kan opdoen met erover na te denken maar enkel met het effectief te gebruiken in de praktijk.

Als blijkt dat het systeem handig werkt, met uw business model overweg kan, performant en veilig is, geen cruciale functies of koppelingen mist en niet overdreven duur is, dan is het een blijver en is er verder geen nood om een oplossing op maat te laten ontwikkelen. Loop je daar wel tegen enkele tekortkomingen aan of vind je dat je het verschil niet kan maken met je concurrenten, dan kan je overwegen om met de ervaring die je opgedaan hebt, een specifiek eigen platform (portaal of web applicatie) te laten bouwen.

Website

Een ander voorbeeld is een website die dikwijls in eerste instantie dient als informatiedrager om een klant of potentiële klant iets meer te vertellen over je activiteiten en je realisaties. Vandaag de dag zijn er heel goede en snelle oplossingen om een eenvoudige website op te zetten, denk maar aan Squarespace, Wix, Weebly. Naast deze Cloud platformen zijn er ook meer geavanceerde en modulaire CMS systemen zoals Wordpress en Drupal.

Net zoals bij het voorbeeld van het CRM systeem, moet je bij de website platformen beoordelen of het een goede keuze is voor uw situatie. Vragen die gesteld kunnen worden zijn:

Komt de uitstraling overeen met wie je bent als bedrijf, moet je grafische toegevingen doen?
Is het een veilig platform, zijn er statistieken beschikbaar over hackings?
Is het flexibel en uitbreidbaar naar functionaliteiten?
Is het handig om inhoud toe te voegen of aan te passen?
Zitten er veel functionaliteiten in die je niet nodig hebt en het onnodig ingewikkeld of traag maken?
Heb je nood aan koppelingen of integraties en zijn die mogelijk?
Werkt het systeem zowel voor de beheerder als de bezoeker performant?
Kan je je uniek positioneren ten opzichte van je concurrenten?

Webshop

Er zijn heel complete SaaS webshop platformen beschikbaar, denk maar aan Shopify, Magento (Adobe Commerce), Lightspeed. Ook hier is de regel als je op zoek bent naar een relatief standaard webshop systeem dat snel opgezet is, dan zijn de vernoemde systemen een heel goede oplossing.

Heb je reeds een ERP systeem en/of PIM waar veel productgegevens, prijzen, voorraden, klantgegevens etc. in beschikbaar zijn, dan is de keuze om hier een compleet ecommerce platform voor te plaatsen dikwijls niet de beste keuze. Je geraakt al snel in een complexe opstelling om gegevens tussen de verschillende systemen te synchroniseren en nooit echt in een stabiele situatie geraakt.

Naast synchronisatieuitdagingen, wil je ook graag de beleving naar je klant net wat unieker maken dan het aanbieden van een filterbaar raster van producten. Dan denk ik bijvoorbeeld aan een configurator (keuzehulp) om een klant een persoonlijke online begleiding/advies te geven om uw product(en) te kiezen.

Prijs

Kosten zijn altijd een belangrijke parameter. Bij een SaaS platform heb je meestal een lage maandelijkse kost en heb je meteen rendement omdat je de applicatie meteen kan beginnen te gebruiken vanaf dag 1.

Bij een maatwerk oplossing heb je een initiële investering die je pas na een tijdje kan beginnen te gebruiken. Op iets langere termijn kunnen er kosten mee bespaard worden als het een hogere efficiëntie zou opleveren en als de licentiekost van een SaaS platform oploopt door het lang gebruik, vele gebruikers of betalende uitbreidingsmodules.

Onderhoud en controle

Bij een SaaS platform moet je je over onderhoud in principe geen zorgen maken, het wordt voor u geregeld en zit ingebakken in de maandelijkse kosten. Een nadeel daarbij is dat je verder geen invloed hebt op fouten in het systeem, wanneer updates zullen uitgevoerd worden of zich pannes voordoen. Je moet dat ondergaan en de bouwer van het platform beslist wat en wanneer hij iets wel of niet doet.

Bij een maatwerk oplossing moet het onderhoud en fouten (bugs) opgelost en uitgevoerd worden door je web agentschap. Je sluit hier een overeenkomst voor af of je betaalt ad-hoc. Je kan dan wel zelf plannen wanneer onderbrekingen of down-times voor u als bedrijf het beste uitgevoerd kunnen worden.

Samenhang en communicatie met andere systemen

Doordat er zoveel SaaS oplossingen zijn, is het nog belangrijker dan vroeger dat er een goede connectie en communicatie mogelijk is tussen de verschillende tools die je gebruikt. Als je van start gaat met een nieuw SaaS platform dan moet je heel goed in kaart brengen in welke mate dit nieuw platform dient samen te werken met eventueel andere platformen die je reeds gebruikt.

Een maatwerk platform kan je meestal beter inpassen en connecteren met andere platformen omdat je dan voor verschillende specifieke scenario’s een bepaalde logica, rechten of transformatie kan voorzien.

Aanpasbaarheid en schaalbaarheid

Bij de meeste SaaS oplossingen kan je niet heel veel aanpassen of laten aanpassen aan uw specifieke noden. Het platform moet voor een zo groot mogelijk groep klanten universeel inzetbaar zijn. Ook krijg je meestal na een tijdje abonnee te zijn, “gratis” nieuwe functies die aan het platform worden toegevoegd (of je ze nu nodig hebt of niet).

Aan de andere kant kan je een maatwerk oplossing helemaal afstemmen op de noden die je vandaag hebt, maar ook die van morgen als die anders worden.

Samenvatting

Maatwerk platform: voordelen

Heel aanpasbaar aan uw specifieke noden
Oplossen van uw unieke problematiek
Goed integreerbaar met andere tools
De rechten van de ontwikkeling zijn van u, de data is van u
Je hebt controle over de beschikbaarheid van het platform
Je bent niet afhankelijk van anderen
Je kan een uniek verschil of voordeel creëren ten opzichte van uw concurrenten

Maatwerk platform: nadelen

Duur om te starten
Verleidelijk om meer kosten te maken dan nodig zijn voor aanpassingen/uitbreidingen

SaaS platform: voordelen

Snel opgestart
Lage kosten om te starten
Geen zorgen over onderhoud

SaaS platform: nadelen

Volledige afhankelijkheid van de bouwer van het platform
Je bent niet zeker dat het uw probleem echt oplost
Kosten kunnen op lange termijn voor veel gebruikers/klanten erg hoog oplopen
De kans is groot dat ook je concurrenten met hetzelfde platform werken, je hebt op dat gebied niet echt een voordeel