Slimme e-mail inbox automatisatie: van chaos naar productiviteit
Hoe we repetitief e‑mailwerk verminderen en tijd vrijmaken voor wat écht telt: menselijk contact en toegevoegde waarde.
Waarom dit belangrijk is
Elke dag opnieuw verdrinken ondernemers en professionals in hun mailbox. Facturen, vergaderverzoeken, goedkeuringen van klanten, klachten, sollicitaties, nieuwsbrieven… het blijft maar komen. Veel daarvan is repetitief en weinig waardevol. Maar wat als je inbox dat drukke werk voor jou zou doen?
Bij Sevendays zetten we slimme e‑mailautomatisatie op die helpt minder te klikken en door te sturen en meer te focussen op klantencontact, nieuwe projecten en relaties opbouwen.
Wat we automatiseren
Facturen: leveranciersfacturen worden automatisch doorgestuurd naar de boekhouding. Bijlagen worden veilig opgeslagen.
Belangrijke signalen: de inbox herkent wanneer iets echt belangrijk is:
een nieuwe projectaanvraag
een klant die een offerte goedkeurt
een klacht
een ingeplande meeting
een sollicitatie
=> In die gevallen wil je een berichtje via WhatsApp krijgen (als het dringend is) of wordt er meteen een automatische reply email verstuurd zodat de zendende persoon weet dat we ermee bezig zijn.
Supportvragen: wanneer een klant mailt met een supportvraag, herkent het systeem dit en maakt er automatisch een supportticket van. Je wil tegen je klant niet zeggen "je moet een ticket aanmaken" en je wil ook dat vragen snel bij het juiste team terecht komen.
Taken uit e‑mails: berichten met verzoeken zoals “graag dit document getekend terug tegen vrijdag” worden omgezet in een taak met deadline in het CRM systeem. Je hoeft het zelf niet te onthouden.
Spamdetectie: ongewenste berichten worden herkend en rechtstreeks naar de spammap verplaatst, zodat je inbox proper blijft. Hier kan je zelf bepalen wat voor u spam is, bijvoorbeeld emails die een "Unsubscribe" link bevatten.
Bespaar uw waardevolle tijd: ga niet langer tientallen e‑mails manueel verplaatsen of doorsturen. Het systeem doet het voor u, jij focust op mensen en toegevoegde waarde creëren.
De voordelen
In plaats van je inbox elke 10 minuten te checken, komen de belangrijke/dringende dingen vanzelf naar je toe. Routinezaken (zoals facturen of spam) gebeuren volledig achter de schermen. Klanten krijgen sneller antwoord en jij hebt gemoedsrust omdat je weet dat niets door de mazen van het net glipt. Dit heeft vele voordelen:
Meer tijd: je bespaart wekelijks uren op lezen en verwerken van e‑mails.
Minder stress: belangrijke zaken gaat niet verloren.
Betere service: leads en klanten krijgen sneller feedback van u.
Betaalbaar: dit is geen groot IT‑project van maanden werk. Het is modulair, dus je kan klein starten en uitbreiden.
Hoe starten?
Denk eens aan je eigen inbox.
Wat zijn de 3 terugkerende taken die het meeste tijd opslorpen?
Dat zijn de ideale kandidaten om te automatiseren.
Wij helpen teams om snel een eerste versie op te zetten, zodat je onmiddellijk het verschil voelt. Daarna kan je extra scenario’s toevoegen.
