De ultieme gids voor het integreren van uw ERP-systeem met een CRM-platform

Voordat u met de integratie begint, is het essentieel om te bepalen met welke specifieke ERP- en CRM-systemen u werkt. Gebruikt u Teamleader, Adsolut, SAP, Microsoft Dynamics, Oracle, Odoo of een ander ERP-systeem?

Wat betreft CRM: HubSpot, Salesforce, Pipedrive of iets anders?

Elk systeem heeft zijn eigen API's, datastructuren en beperkingen.

Het is cruciaal om deze vroegtijdig te begrijpen voor het plannen van de integratieroadmap.

Voor een succesvolle ERP-CRM-integratie moet u zich het volgende afvragen:

Gegevensbeheer in ERP

Kunt u bedrijven of contactpersonen in uw ERP verwijderen, dupliceren, samenvoegen of wijzigen? Deze mogelijkheden zijn van invloed op de synchronisatie en updates van gegevens in het CRM.

Haalbaarheid en beperkingen van de integratie

Is het technisch mogelijk om deze systemen te integreren? Zijn er API-beperkingen, licentiebelemmeringen of zijn er middleware-systemen van derden vereist?

Bestaande en toekomstige integraties

• Welke native of externe integraties bestaan ​​er al?

• Heeft u connectoren op maat nodig?

• Welke aanvullende integraties kunnen nodig zijn (bijvoorbeeld met e-mailmarketingtools of e-commerceplatforms)?

Uw integratie moet meer omvatten dan alleen contact- en bedrijfsgegevens.

Bedrijven & contacten

• Essentieel voor account- en relatiebeheer.

• Bepaal welke velden (adressen, sector, rol, enz.) moeten worden gesynchroniseerd.

Producten & prijzen

• Als u productgegevens naar het CRM overzet, bepaal dan welke kenmerken (naam, artikelnummer, categorieën, standaard- en actieprijzen, valuta, enz.) relevant zijn.

• Heeft u een grote productcatalogus? Meer dan 10.000 producten?

Product Information Management (PIM)

Als u al een PIM gebruikt, moeten we bepalen of deze ook in het CRM moet worden geïntegreerd of geïsoleerd moet blijven.

Valuta & belastinginstellingen

• Bent u actief buiten de eurozone?

• Past u meerdere belastingtarieven toe? Dit heeft invloed op de prijslogica, dealprognoses en offertes in het CRM.

Verschillende CRM-modules voorzien in verschillende bedrijfsbehoeften. Hieronder vindt u een overzicht van essentiële inzichten:

Op bedrijfsniveau

Branche, aantal medewerkers, omzet, ERP-accountstatus, openstaande facturen en verkoopgeschiedenis.

Op contactniveau

Rol, communicatiegeschiedenis/tijdlijn, eerdere serviceaanvragen en gepersonaliseerde interacties.

Op opportunity-/dealniveau

Offertebedrag, producten, fase, volgende geplande taken, toegewezen salesvertegenwoordiger en relevante documenten.

Service Hub / Ticketing

• Heeft u tickets nodig?

• Heeft u asset-linked supportaanvragen nodig (bijv. machines met serienummers)?

KPI- en rapportagetracking

• Welke statistieken zijn het belangrijkst? Conversieratio's, gemiddelde dealomvang, lifetime value, verlooppercentage, oplossingstijd voor support?

• Specificeer rapporten op elk niveau: bedrijf, contactpersoon en deal.

Bestellingen

• Doen klanten herhaaldelijk aankopen over de jaren heen?

• Hoeveel per jaar, per klant?

Upselling & segmentatie

Definieer segmenten voor upselling (bijv. op basis van orderwaarde, productcategorie, levenscyclusfase).

CRM-gebruikerspersona's

Wie gebruikt het CRM? Aangepaste dashboards moeten deze rollen weerspiegelen:

• Management: heeft nood aan rapportage

• Sales heeft nood aan pipelines

• Support heeft een vast stramien nodig voor ticket afhandeling

Interne behoeften

• Heeft u uw team reeds betrokken en bevraagd over hun CRM-behoeften?

• Hun input zal van invloed zijn op workflows, rechten en opleiding.

Tools & portals

Heeft u behoefte aan maatwerk:

• Offertecalculators?

• Configurators voor complexe producten?

• Klantenportal voor bestelling opvolging, machinegeschiedenis, documentatie en supporttickets?

Communicatiestromen

• Welke geautomatiseerde berichten moeten worden ingesteld?

• Voorbeelden zijn onboarding-e-mails, abonnementverlengingsmeldingen of follow-ups na verkoop.

AI-data cleaning

Kies voor slimme opschoning met AI-gestuurde herindeling, deduplicatie, classificatie, adrescorrecties en taallokalisatie.

Eerdere CRM pogingen

• Heeft u al andere CRM-systemen gebruikt of getest?

• Wat werkte wel of niet in andere CRM-systemen?

• Door dit goed op voorhand te weten, kunnen we veel tijd sparen in het niet opnieuw maken van foute beslissingen ;-)

Opleidingsbehoeften

• Heeft u workshops of opleidingen nodig?

• Eenmalige sessies of doorlopende ondersteuning?

Timeline livegang

• Wanneer wilt u het geïntegreerde systeem lanceren?

• Stem uw interne gereedheid af op de beschikbaarheid en haalbaarheid van leveranciers en technische partners.