Ons AI teamlid: we doen wat we zeggen
We bouwden een AI teamlid met toegang tot al onze data om zelf te doen wat we adviseren.
Bij Sevendays helpen we bedrijven efficiënter werken en klantvriendelijker worden door het bedenken, ontwikkelen en implementeren van digitale oplossingen.
Maar er is één vraag die we onszelf voortdurend stellen: gebruiken we zelf ook de innovaties die we bij onze klanten implementeren?
Het antwoord is volmondig ja. En vandaag willen we jullie meenemen in één van onze meest waardevolle interne tools: ons digitaal AI teamlid.
Van theorie naar praktijk
Het is gemakkelijk om als digitalisatie-partner te adviseren over efficiëntie en automatisering. Het is een ander verhaal om die principes consequent toe te passen in je eigen organisatie. Toch is dat precies wat we doen. Want als we niet geloven in de kracht van de oplossingen die we bouwen, waarom zouden onze klanten dat dan moeten doen?
Ons AI teamlid is daar het perfecte voorbeeld van. Het is onze eigen versie van een intern kennissysteem, vergelijkbaar met ChatGPT maar dan met directe toegang tot al onze bedrijfsinformatie.
Wat kan ons AI teamlid?
Het teamlid heeft realtime toegang tot:
Klantgegevens: alle contactpersonen en hun gegevens
Commerciële informatie: offertes (goedgekeurd, lopend, afgekeurd) inclusief budgetten
Projectplanning: deadlines en mijlpalen van alle lopende projecten
Financiële gegevens: alle uitgaande facturen
Communicatie: verslagen van meetings en telefoongesprekken
Interne chat: volledige Slack-geschiedenis
E-mailverkeer: alle correspondentie met klanten
Agenda's: afspraken van het hele team
Projectbeheer: alle tickets, taken en hun status
Teamstructuur: wie het aanspreekpunt is voor welk project
Tijdsregistratie: gepresteerde uren per project
Project management zonder projectmanager
We hebben bewust gekozen om geen dedicated projectmanager in dienst te hebben. Niet enkel vanuit kostenbesparing, maar vooral omdat we geloven in een platte organisatie waar kennis en verantwoordelijkheid breed gedeeld worden. De AI teamlid maakt dit mogelijk door iedereen toegang te geven tot projectinformatie die traditioneel bij één persoon zou liggen.
Kennis democratiseren
Stel je voor: een klant belt met een dringende vraag over een project, maar de lead developer is op vakantie. In traditionele teams zou dit problematisch zijn. Bij ons kan elk teamlid de AI teamlid raadplegen, de volledige projectgeschiedenis opvragen en de klant deskundig helpen.
We willen niet dat cruciale informatie opgesloten zit in één hoofd. Niet bij ziekte, niet bij drukte, en zeker niet bij het vertrek van een medewerker.
Onboarding van nieuwe teamleden
Wanneer een nieuwe developer bij een bestaand project komt, heeft die normaal geen idee van de beslissingen die in het verleden genomen zijn, de uitdagingen die overwonnen werden, of de specifieke wensen van de klant.
Met ons AI teamlid kan die nieuwe collega vragen stellen als:
"Waarom hebben we gekozen voor deze technische architectuur?"
"Wat zijn de prioriteiten van deze klant?"
"Zijn er al eerdere discussies geweest over deze functionaliteit?"
Het teamlid geeft antwoorden gebaseerd op historische meetings, e-mails en Slack-conversaties. Het is alsof je een ervaren collega naast je hebt zitten die het hele project heeft meegemaakt.
Prioriteren op basis van afspraken, niet inbox
E-mail en Whatsapp zijn geweldige tools, maar het dicteert te vaak onze werkdag. Een binnenkomende mail voelt urgent, ook al is die dat niet altijd.
Door ons AI teamlid te bevragen over deadlines en planningen, kunnen we bewuster kiezen waar we onze energie in steken. We laten ons werk sturen door afgesproken prioriteiten, niet door het tijdstip waarop iemand toevallig een e-mail verstuurt.
Werken aan meerdere projecten wordt minder zwaar
Onze teamleads werken regelmatig aan meerdere projecten per dag of per week. Van een Laravel-applicatie voor klant A naar een HubSpot-integratie voor klant B, en 's middags een meeting over een nieuw project voor klant C.
Die constante context switches zijn mentaal vermoeiend. Elke keer moet je je opnieuw inwerken: wat was ook alweer de status? Wat hebben we de vorige keer afgesproken? Wat zijn de openstaande issues?
Met ons AI teamlid stel je gewoon de vraag: "Wat is de laatste stand van zaken bij project X?" En je krijgt een samenvatting gebaseerd op alle relevante bronnen: tickets, e-mails, Slack-berichten, meeting notes. Geen manueel zoekwerk meer in verschillende systemen.
Eén bron van waarheid
Vroeger betekende "even de status checken" het doornemen van:
Jira voor tickets
Slack voor informele updates
E-mail voor klantcommunicatie
Google Calendar voor afspraken
Teamleader voor budget en gefactureerde bedragen
Nu vragen we het gewoon aan ons AI teamlid. Die combineert automatisch alle bronnen en geeft een coherent overzicht.
De impact in de praktijk
Sinds we met de AI teamlid werken, merken we concrete verbeteringen:
Snellere responstijden: teamleden kunnen klantvragen beantwoorden zonder eerst collega's te moeten storen
Betere continuïteit: vakantie of ziekte van een teamlid heeft minder impact op projectvoortgang
Hogere kwaliteit: beslissingen worden genomen met volledige kennis van de projectgeschiedenis
Minder frustratie: geen eindeloos zoeken meer naar "die ene e-mail" of "die afspraak van vorige maand"
Meer autonomie: junior developers kunnen zelfstandiger werken omdat ze altijd context kunnen opvragen
Waarom dit relevant is voor onze klanten
Je vraagt je misschien af: "Leuk voor jullie intern, maar wat heb ik hieraan?"
Ten eerste toont het aan dat we geloven in de oplossingen die we voorstellen. We zijn geen consultant die theorieën verkoopt die we zelf nooit toepassen. We leven de digitale transformatie die we prediken.
Ten tweede begrijpen we uit eerste hand wat de uitdagingen zijn. We weten hoe moeilijk het kan zijn om systemen te integreren, om teamleden mee te krijgen in nieuwe werkwijzen, om de ROI van digitalisering te bewijzen. Want we hebben het zelf doorlopen.
En ten derde: als dit soort efficiëntiewinst mogelijk is voor een klein team als het onze, stel je dan eens voor wat het kan betekenen voor jouw organisatie.
Fase 1: Informatie ophalen en samenbrengen
Wat we nu gebruiken is eigenlijk de eerste fase van ons AI teamlid. De focus ligt op het snel en compact ophalen van relevante informatie. Je stelt een vraag, het teamlid doorzoekt alle bronnen en geeft je een helder antwoord.
Deze fase alleen al levert enorm veel tijdswinst op. Maar we zijn ambitieus.
Fase 2: Van informeren naar uitvoeren
De volgende stap is om de AI teamlid meer "rechten" te geven. Niet alleen informatie geven, maar ook taken uitvoeren.
Denk aan:
Proactief taakbeheer
Het AI teamlid kan automatisch tickets of taken aanmaken op basis van alle beschikbare informatie. Bijvoorbeeld: tijdens een meeting wordt afgesproken dat "we volgende week die nieuwe feature moeten deployen", en het teamlid creëert automatisch de relevante tickets met een streefdatum, toegewezen aan het juiste teamlid.
Of een AI teamlid vraagt: "Zorg dat we de feedback van klant X verwerken tegen volgende week" en het AI teamlid vertaalt dat naar concrete actiepunten in het systeem.
Intelligente, automatische klantcommunicatie
Wanneer een klantvraag binnenkomt die onvolledig is, kan het teamlid automatisch een e-mail sturen om extra informatie op te vragen. Geen wachttijd meer tot een teamlid de mail leest, analyseert en reageert. Het teamlid herkent: "Er ontbreekt informatie om dit goed te kunnen inschatten" en vraagt proactief door.
Dit betekent snellere responstijden en minder ping-pong in e-mailverkeer.
Persoonlijke dagplanning en opvolging
Elke ochtend krijgt elk teamlid een gepersonaliseerde briefing:
"Vandaag moet je aan deze projecten werken"
"Dit zijn je prioriteiten op basis van deadlines en afspraken"
"Let op: klant Y verwacht vandaag feedback op zijn vraag van gisteren"
Niet meer zelf puzzelen met je to-do lijst. Het teamlid heeft overzicht over alle projecten, deadlines en commitments en stelt een logische werkdag samen.
Real-time bijsturing
Naarmate de dag vordert, houdt het teamlid bij wat je hebt gedaan en wat nog open staat. Tegen 16u krijg je een melding:
"Vergeet niet om vandaag die feature te deployen"
"Je moet nog telefoneren met klant A en B"
"Deze deadline haal je vandaag niet meer, moet dit gecommuniceerd worden?"
Het is alsof je een persoonlijk teamlid hebt die de hele dag meedenkt.
Strategische capaciteitsplanning
En dan wordt het echt interessant. Ons AI teamlid kan strategisch adviseren:
"We hebben vandaag een vraag gekregen van klant X om een project van omvang Y op te leveren tegen datum Z. Op basis van onze huidige planning en team-capaciteit is dit mogelijk als we project A twee weken uitstellen, of we zouden vanaf week 12 een extra developer nodig hebben. Wil je dat ik scenario's uitwerk?"
Dit soort analyses kosten nu uren werk: alle lopende projecten checken, capaciteit berekenen, alternatieven afwegen. Het teamlid kan dat in seconden, met volledige kennis van alle commitments, teamcapaciteit en historische data over hoe lang vergelijkbare projecten duurden.
Waarom gefaseerd uitrollen?
We bouwen dit stap voor stap op, niet in één keer. Waarom?
Vertrouwen opbouwen: Het team moet eerst vertrouwen krijgen in de informatie die het teamlid geeft voordat we die executieve rechten geven
Leren van feedback: We ontdekken in fase 1 wat goed werkt en wat beter kan, die inzichten nemen we mee naar fase 2
Technische complexiteit: Informatie ophalen is relatief eenvoudig, taken uitvoeren in verschillende systemen vraagt complexere integraties
Risicobeheer: We willen zeker zijn dat het teamlid geen taken uitvoert die niet kloppen of niet gewenst zijn
Maar de richting is duidelijk: van passieve informatieverstrekker naar actieve AI teamgenoot.
De toekomst van werk
We geloven dat kenniswerk fundamenteel aan het veranderen is. De vraag is niet meer of je AI en automatisering gaat inzetten, maar hoe snel en slim je dat doet.
Ons AI teamlid is daarvan een klein maar krachtig voorbeeld. Het is geen vervanging van menselijke expertise, maar een versterking ervan. Het maakt ons team slimmer, sneller en veerkrachtiger.
En dat is precies wat we ook voor onze klanten willen realiseren: digitale oplossingen die niet alleen efficiënt zijn, maar die mensen en teams echt beter maken in wat ze doen.
Benieuwd hoe een AI teamlid jouw organisatie kan helpen?
Of wil je meer weten over hoe we dit technisch hebben opgezet? Neem gerust contact op. We delen graag onze ervaringen en denken graag mee over wat voor jouw situatie de beste aanpak is.
Want uiteindelijk gaat digitalisering niet over technologie. Het gaat over mensen die hun werk beter, leuker en zinvoller kunnen doen.
Laten we praten 🚀
Bent u klaar om te zien wat een AI teamlid op uw eigen data, voor uw bedrijf kan betekenen? 👉 Plan een gratis consult en laten we samen bekijken hoe we u tijd en kosten kunnen besparen en uw bedrijf een concurrentievoordeel kunnen geven.